Já trabalhei e fiz carreira em uma das maiores empresas de dados do mundo e diariamente fazíamos apresentações para clientes. Ao longo dos anos, tive diversos treinamentos sobre o assunto, alguns na linha de que deveríamos colocar o sumário executivo no começo das apresentações e outros, na linha de que deveríamos colocá-lo no final.
Para quem não sabe, o sumário executivo é aquele slide “importantão” que faz um resumo dos principais pontos e insights obtidos a partir da análise dos dados. Ele deve conter informações essenciais, como:
– Principais achados, conclusões e implicações no negócio;
– Recomendações com base nos resultados;
– Impacto e mensurações das suas recomendações
– Próximos passos necessários.
Nos meus quase 20 anos trabalhando com apresentações, posso afirmar com total segurança que a melhor forma de apresentar esse slide é colocando-o… no final. Isso porque você terá toda a sua narrativa para conseguir conduzir a sua audiência na sua história e fazer com que, aos poucos, ela vá seguindo a sua linha de raciocínio, acompanhando sua ideia principal e onde você está querendo chegar. Com isso, é como se eles pudessem acompanhar toda trajetória que você também fez, ao analisar previamente os dados, e pudessem chegar junto com você a uma mesma conclusão. Posso garantir que, se a história estiver bem estruturada, você encontrará muito menos resistência dos seus ouvintes ao colocar o sumário executivo no final do seu material.
Ponto importante: ao optar por colocá-lo no final da sua apresentação, você precisará iniciar deixando bem claro o objetivo do seu material, descrevendo brevemente o contexto e o desafio que será analisado, como por exemplo: concorrente ganhando market share; desaceleração do mercado no qual a sua categoria está inserida, etc.
Se eu puder resumir essa ideia em poucas palavras, seria: comece com um quadro geral, uma “big picture” para depois esmiuçar a sua análise. Isso porque antes de ver o detalhe, as pessoas precisam ver o todo! Estabelecer esta estrutura inicial é fundamental e serve como um mapa para a audiência, ajudando a criar uma base sólida de entendimento que facilitará a absorção e a contextualização das informações que serão detalhadas posteriormente. Ter uma visão panorâmica inicial também ajuda a identificar padrões, tendências e problemas de forma mais eficaz, permitindo uma análise mais informada e uma comunicação mais clara e convincente.
Bom, então está fácil!! Vamos colocar sempre o sumário executivo no final da apresentação e viver felizes! Mas, … não é bem assim!
Algumas vezes precisaremos trazer o sumário executivo para o início. A questão é que, na verdade, não existe um certo ou um errado: depende da sua audiência!
Estou dizendo que já fiz inúmeras apresentações e não tenho dúvida que um sumário no final te dará mais tempo para trazer as pessoas para o seu lado e fazerem-nas baixarem a guarda! Mas muitas vezes, estamos falando e apresentando para a liderança da empresa e sabemos que são pessoas muito ocupadas. Esses executivos podem ser chamados a qualquer momento e terem que se retirar da reunião para outro compromisso, antes mesmo dela acabar. Esse seria o pior cenário, pois não teríamos tempo de apresentar toda a análise e nem o sumário executivo: com as nossas recomendações e próximos passos. Se isso acontecer, não teremos atingido o objetivo do nosso material e talvez não tenhamos as ações necessárias definidas como próximos passos. Não podemos correr esse risco!
Vale lembrar que não montamos materiais para nós mesmos e sim, para os outros. Então não há nada mais valioso do que conhecer bem o seu público! Se você entender que a probabilidade da sua audiência é de se manter fiel a você até o último slide, sim, coloque seu sumário executivo no final da apresentação. Se houver algum risco de o tomador de decisão não ter tempo de decidir o que precisa ser definido por não poder ficar até o final, já antecipe seu slide e garanta que a missão central da apresentação seja cumprida.
